Không có bất cứ cách quản lý chung nào cho tất cả các nhà kho - phần lớn điều này phụ thuộc vào bản chất của chuỗi cung ứng, kiểu thiết kế nhà kho và cách vận hành. Tuy nhiên, vẫn có một số nguyên tắc chung nhất định có thể và nên được áp dụng.
Để giúp bạn duy trì việc quản lý kho bãi của mình mà không tạo ra quá nhiều chi phí phát sinh và tận dụng tốt nhất lợi ích của kho, hãy lưu ý các lỗi lưu trữ phổ biến sau đây. Nếu bạn thấy mình mắc 1 trong các lỗi nào dưới đây, hãy ưu tiên khắc phục chúng, đây là những lỗi tất cả các nhà tư vấn đều cho rằng nó sẽ ảnh hưởng tới các hoạt động của bạn.
Mặt khác, nếu nhà kho của bạn không mắc bất cứ lỗi nào dưới đây, thì cũng không nên chủ quan, bởi vì nó trượt dốc rất nhanh, nhất là trong thời gian cao điểm.
# 1: Hàng tồn kho quá nhiều
Mắc dù, kể cả những nhà quản lý có nhiều năm kinh nghiệm trong việc quản lý kho bãi, nhưng họ vẫn mắc phải lỗi này khá nhiều, đó là họ lưu trữ quá nhiều hàng tồn kho, đây là một trong nhưng sai lầm phổ biến nhất trên thế giới.
Nhiều người bán hàng nói riêng, thường dễ bị rơi vào cái bẫy này, kết quả là một lượng hàng hóa khổng lồ bị tồn kho được đem ra làm đồ khuyến mại, giảm giá.
Giảm mức tồn kho càng nhiều càng tốt cho chuỗi cung ứng của bạn: gọn gàng hơn và ít tiền bị đọng vốn hơn. Vì vậy, khi những đơn giảm giá “không thể từ chối” xuất hiện, bạn nên sắp xếp với khách hàng để nhận các đơn đặt hàng lớn được phân phối theo các lô nhỏ và khi họ cần.
# 2: Không tối ưu hóa đường dẫn chọn
Một trong những sai lầm tiếp theo đó là không quy hoạch cẩn thận giao thông trong nhà kho, đây là lỗi phổ biến nhất - họ không để ý hoặc không được tư vấn về điều đó, đến khi một hệ thống được lắp đặt hoàn chỉnh mới phát sinh các vấn đề về giao thông đi lại trong quá trình vận hành. Điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian nhập/xuất và phát sinh chi phí, cũng như không tối ưu được công việc.
# 3: Quá lệ thuộc vào giấy tờ
Không sử dụng công nghệ và mọi vận hành đều thông qua giấy tờ là lỗi phổ biến ở các nhà kho trung bình và nhỏ.
Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng hoạt động kho vận hoặc kho lưu trữ của bạn chỉ cần thủ tục đơn giản, thì thực tế tác dụng của nó đang ngược lại, nó sẽ làm hỏng quy trình của bạn và khiến bạn phải chịu sự chậm trễ do tài liệu bị mất hoặc thất lạc. Sẽ hiệu quả hơn nếu chuyển sang lưu trữ và truyền thông tin bằng kỹ thuật số.
Có rất nhiều ứng dụng, phần mềm quy trình làm việc rất đơn giản nhưng thực sự hiệu quả, tốt hơn rất nhiều so với một tài liệu giấy. Bằng cách loại bỏ các quy trình dựa trên giấy tờ, bạn sẽ tiết kiệm tiền và nâng cao khả năng phân phối hàng hóa.
# 4: Thiếu sự quan tâm tới yếu tố gọn gàng
Rác, thiết bị, vật dụng để lung tung, rải rác, đặt không đúng quy định là những lỗi phổ viến trong các nhà kho của Việt Nam, người lao động không tuần thủ các quy tắc an toàn. Họ không thể nhận thức được đôi khi việc đó có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng: cháy nổ, an toàn lao động,...
Các nhà quản lý cần đưa điều này vào tiêu chuẩn, tốt nhất là sử dụng tiêu chuẩn 5S, và coi đó là một quy trình bắt buộc.
# 5: Không chú tâm vào việc quản lý sức khỏe người lao động
Ngay cả một nhà kho gọn gàng chưa chắc đã phải là một nhà kho an toàn, sức khỏe người lao động cũng là một yêu tố trong nhà kho an toàn, đây là mọt nguy cơ tiềm ẩn mà ít doanh nghiệp Việt nào để ý tới, bởi vì nó chưa diễn ra, và họ sẽ nghĩ rằng nó không càn thiết. Nhưng nó rất cần thiết. Một sai lầm trong cách vận hành kho sẽ gây ra hậu quả cực kỳ nghiêm trọng.
Kho bãi là môi trường làm việc vốn dĩ rất nguy hiểm, do đó thói quen báo cáo tai nạn và nguy cơ, phân tích nguyên nhân và lên phương án để loại bỏ chúng, chắc chắn sẽ tiết kiệm chi phí và có thể tiết kiệm một hoặc hai nhân viên bị thương nặng.
# 6: Bỏ qua việc đào tạo người lao động
Ngân sách eo hẹp đôi khi dẫn đến hoạt động đào tạo và phát triển không nhận được xếp vào mục ưu tiên. Nhưng xin hãy nhớ rằng, nhân viên của bạn, là tài sản quan trọng nhất đối với công ty. Nó là sự đầu tư đúng đắn nhất cho tương lai của công ty bạn
Chi phí đó ít hơn nhiều để chi phí để giữ nhân viên hoặc là để lấp đầy các vị trí trống. Vì vậy, hãy nhớ dành một chút thời gian và nguồn lực để đào tạo và phát triển nhân viên của mình, ngay cả khi đó là thuê nhân viên thời vụ.
# 7: Đo lường sai
Hầu hết các công ty ngày nay, đo lường hiệu suất làm việc của kho chỉ dừng lại ở một mức độ nào đó, thậm chí nhiều công tycòn không đo lường hoạt động kho của họ, chứ chưa đề cập tới mức độ chính xác . Bạn phải tránh được sai lầm này trong hoạt động kho của bạn.
Hàng hóa nhập/xuất diễn ra như mạch nước ngầm, nếu không có các KPIs để đánh giá, chúng ta không thể biết được tình trạng vận hành, làm thế nào để cải tiến, làm thế nào để tăng năng suất. Trong các nhà kho hiện đại, KPIs đều được áp dụng và đánh giá năng lực nhân viên và nhưng người nào làm tốt, họ đều được hưởng quyền lợi cao hơn những người bình thường và ngược lại.
Xem thêm:
Giải pháp lắp điện mặt trời cho nhà máy sản xuất
Giải pháp kho hàng tự động của Intech Group