Điều quan trọng nhất đối với hầu hết nhà sản xuất và người quản lý tồn kho đó chính là lên lịch vận chuyển và giao hàng đúng hạn nhằm giữ cho các doanh nghiệp sản xuất và chuỗi cung ứng hoạt động mượt mà, trơn tru. Những sự gián đoạn hay sai sót có thể gây ra sự chậm trễ nhưng nhờ vào tự động hóa thì hoạt động trong ngành sản xuất đều sẽ được giải quyết một cách hợp lý
1. Quản lý tồn kho tự động là gì?
- Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động cho phép các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực dựa vào cấu hình tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình làm việc. Bạn có thể thoải mái thực hiện các nhiệm vụ khác một cách an toàn khi biết rằng hàng tồn kho đã được xử lý.
- Có thể quản lý toàn bộ hàng trong kho từ một giao diện đơn giản và trực quan bằng cách tạo PO và báo cáo từ các hệ thống Và Excel là một trợ thủ đắc lực nên góp mặt vào hệ thống kiểm soát tự động và hệ thống điều hành
Kho hàng được quản lý tự động
2. Hệ thống quản lý tồn kho tự động hoạt động như thế nào?
Quản lý hàng tồn kho dựa trên hệ thống phần mềm quản lý. Ví dụ như nếu một trong những sản phẩm trong kho của doanh nghiệp sắp hết và đến thời điểm đặt hàng lại về nhà sản xuất thì hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết. Như vậy doanh nghiệp sẽ biết chính xác mặt hàng nào đang bán chạy và mặt hàng nào không bán được, một mặt hàng hoạt động ra sao lợi nhuận kiếm được từ nó là bao nhiêu. Để từ đó có phương án, kế hoạch hợp lý để kinh doanh mang lại nhiều lợi nhuận hơn và tránh rủi ro.
Cách triển khai một hệ thống quản lý kho tự động
Quản lý kho tự động là cách hầu hết các nhà sản xuất, nhà bán lẻ hiện đại ứng dụng nhiều nhất. Hệ thống tự động kho cho phép nhà bán lẻ quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực và kịp thời đưa ra các quyết định quan trong của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cơ bản trong quá trình vận hành hệ thống quản lý kho tự động:
Bước 1:Thu thập dữ liệu
Hệ thống quản lý kho tự động thu thập dữ liệu liên quan đến nhập kho, xuất kho, kiểm kê, hàng tồn kho và các thông tin khác. Dữ liệu có thể được nhập vào hệ thống bằng cách thủ công, nhập liệu từ các hệ thống khác hoặc thông qua các thiết bị tự động như máy quét mã vạch hoặc đầu đọc RFID.
Bước 2: Cập nhật tồn kho
Hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho dựa trên dữ liệu nhập kho và xuất kho. Khi hàng hóa được nhập vào kho, số lượng tồn kho sẽ tăng lên. Ngược lại, khi hàng hóa được xuất khỏi kho, số lượng tồn kho sẽ giảm đi. Quá trình cập nhật tồn kho này có thể diễn ra tự động hoặc dựa trên sự tương tác của nhân viên sử dụng hệ thống.
Bước 3: Điều phối hàng hóa
Hệ thống quản lý kho tự động giúp điều phối quá trình nhập, xuất và di chuyển hàng hóa trong kho một cách hiệu quả. Nó có thể tự động tạo ra các đơn đặt hàng, theo dõi và điều chỉnh lượng hàng tồn kho, đảm bảo rằng hàng hóa được cung cấp đúng lúc và đúng vị trí trong kho.
Bước 4: Quản lý vị trí lưu trữ
Hệ thống quản lý kho tự động cung cấp các chức năng để quản lý vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho. Nó có thể ghi nhận và theo dõi thông tin về khu vực lưu trữ, kệ, ngăn, vị trí cụ thể và các thông tin khác liên quan đến vị trí hàng hóa trong kho.
Bước 5: Kiểm kê tự động
Hệ thống có thể sử dụng công nghệ mã vạch, RFID hoặc hệ thống quét tự động khác để thực hiện quá trình kiểm kê tự động. Nhân viên kho có thể sử dụng thiết bị di động hoặc máy quét để quét mã vạch hoặc thẻ RFID trên hàng hóa, và hệ thống sẽ tự động nhận diện, cập nhật và kiểm tra sự khớp nhau giữa dữ liệu kiểm kê và dữ liệu trong hệ thống.
Bước 6: Báo cáo và phân tích
Hệ thống cung cấp các báo cáo và phân tích liên quan đến tồn kho, giao dịch nhập, xuất, kiểm kê và các chỉ số hiệu suất khác. Các báo cáo này giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho, hiệu suất hoạt động và đưa ra quyết định quản lý dựa trên thông tin phân tích.
3. Các vấn đề thường gặp khi quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho có thể gặp phải một số vấn đề thường xuyên. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến khi quản lý hàng tồn kho:
-
Thiếu thông tin và dữ liệu: Khi không có thông tin và dữ liệu chính xác về số lượng hàng tồn kho, địa điểm lưu trữ, ngày hết hạn, v.v., việc quản lý hàng tồn kho trở nên khó khăn và có thể dẫn đến sai sót.
-
Rủi ro hết hạn sản phẩm: Nếu sản phẩm của bạn là hàng tiêu dùng có hạn sử dụng. Nếu không theo dõi và kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho có ngày hết hạn, có thể dẫn đến việc sản phẩm trở nên không hợp lệ hoặc không an toàn để sử dụng, gây thiệt hại về mặt tài chính và uy tín của công ty.
-
Quá tồn kho: Điều này xảy ra khi lượng hàng tồn kho vượt quá nhu cầu thực tế của công ty. Quá tồn kho sẽ làm tăng chi phí lưu trữ, giảm dòng tiền và cản trở quy trình sản xuất và bán hàng.
-
Thiếu hàng tồn kho: Ngược lại với vấn đề quá tồn kho, khi không đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, công ty có thể mất mất doanh thu và khách hàng có thể chuyển sang nhà cung cấp khác.
-
Lỗi xảy ra trong quá trình đặt hàng: Khi quá trình đặt hàng không được thực hiện chính xác, có thể xảy ra tình trạng hàng hóa bị thiếu sót hoặc không chính xác, gây ảnh hưởng đến quy trình sản xuất và giao hàng.
-
Sự cắt giảm tự do và ăn cắp: Nhân viên hoặc nhà cung cấp có thể lợi dụng và lấy trộm hàng tồn kho, gây thiệt hại tài chính và làm mất niềm tin của công ty.
-
Không tối ưu hóa không gian lưu trữ: Khi không có kế hoạch hiệu quả để sắp xếp hàng tồn kho, không gian lưu trữ có thể không được tận dụng tối đa, dẫn đến lãng phí không gian và khó khăn trong việc tìm kiếm hàng hóa.
-
Thiếu quy trình quản lý rõ ràng: Nếu không có quy trình rõ ràng và các quy tắc quản lý hàng tồn kho, công ty có thể mất kiểm soát và khó khăn trong việc giám sát và theo dõi hàng tồn kho.
Sử dụng không gian kho một cách không hiệu quả: Không nắm bắt được nhu cầu của khách hàng để lưu kho những mặt hàng cần thiết
Để giải quyết các vấn đề này, cần có một hệ thống quản lý hàng tồn kho chặt chẽ - có thể là nhà kho thông minh hay kho tự động các quy trình rõ ràng và sử dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
4. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động
Quản lý tồn kho tự động mang lại cho chuỗi cung ứng một lợi thế đặc biệt. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biết của việc sử dụng hệ thống quản lý tồn kho tự động:
- Tiết kiệm thời gian: việc quản lý hàng tồn kho tốn không ít thời gian và công sức vì vậy mà dễ dàng quên mất đi những mục tiêu quan trọng hơn để mở rộng quy mô kinh doanh. Tiết kiệm thời gian là một điểm lợi đối với những doanh nghiệp có nhiều loại mặt hàng khác nhau vì vậy khi có một hệ hệ thống tự động được đưa vào doanh nghiệp thì bao nhiêu mặt hàng đi chăng nữa cũng không phải là vấn đề lớn, doanh nghiệp sẽ giảm bớt nguồn lực để vận hành các phần khác nhau của chuỗi cung ứng bao gồm đặt hàng, quản lý kho và lập dự báo hàng tồn kho
- Cải thiện độ chính xác: Khi quản lý hàng tồn kho sẽ có rất nhiều số liệu và báo cáo. Khi các số liệu được con người xử lý khả năng xảy ra sai sót trong quá trình tính toán là rất cao. Một lỗi nhỏ như thêm hoặc bớt một số không vào số lượng đặt hàng cũng có thể dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng cho toàn bộ doanh nghiệp.
- Cung cấp dữ liệu thời gian thực: Các hệ thống quản lý hàng tồn kho có rất nhiều tính năng hiện đại. một số hệ thống còn được tích hợp các tính năng theo dõi thời gian thực mang lại nhiều hữu ích cho các hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nhờ theo dõi thời gian thực doanh nghiệp có thể biết rõ về tình trạng hàng tồn kho của mình. Để từ đó có các giải pháp, kế hoạch về việc thay đổi cung – cầu theo thị trường. Mang lại cho khách hàng sự hài lòng và tin tưởng.
- Tăng tính hiệu quả: Chuỗi cung ứng rất phức tạp vì bị kiểm soát bởi rất nhiều các yếu tố khác nhau có thể dẫn đến việc chậm trễ và thiếu hụt hàng hóa. Cho nên, xây dựng một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một việc cần thiết và vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hơn bao giờ hết. Khi có phần mềm quản lý tồn kho tự động có thể đảm bảo hoàn toàn về mặt hiệu quả trong quy trình quản lý hàng tồn kho trong thời gian ngắn và chính xác thay vì việc dựa vào nhân viên xử lý đơn đặt hàng, ngồi nhập dữ liệu, ghi thông tin vào hệ thống,….
- Dễ dàng mở rộng quy mô: Doanh nghiệp sẽ khó có thể đi vào hoạt động ổn định nếu không quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Các doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhiệm vụ mở rộng quy mô sản xuất còn lại để cho tự động hóa lo. Một quy trình tự động hóa hợp lý sẽ đưa công ty ngày một đi lên và phát triển hơn nữa.
Tham khảo ngay:
Các loại dây chuyền sản xuất phổ biến nhất hiện nay
Hệ thống quản lí sản xuất? Thông tin hữu ích cho tự động hóa